Großhandel einkaufen: Checkliste für gewerbliche Käufer

Die meisten Fehler im Großhandel passieren, bevor du das erste Mal ein Haus betrittst. Wer unvorbereitet kommt, kauft die falsche Menge, vergisst Unterlagen oder verhandelt ohne Vergleichspreis. Die folgenden Punkte nehmen dir das ab. Sie gelten für alle Zentren, ob Dong Xuan in Berlin, Euromoda in Neuss oder einen kleineren Standort. Den Überblick über die Hubs gibt der Guide-Einstieg.

Gewerbe und Unterlagen. Als Wiederverkäufer brauchst du in der Regel einen Gewerbenachweis, zum Beispiel eine Gewerbeanmeldung. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist meist nötig, wenn der Händler die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen soll. Frag das Haus vorab, was verlangt wird, und nimm Kopien mit. Eine Visitenkarte hilft, weil Händler damit schneller verstehen, wer du bist.

Ziel und Budget. Schreib auf, welche Warengruppen du brauchst, in welcher Preisklasse und welcher Gesamtmenge. Lege ein Budget pro Warengruppe fest. Ohne Budget verkaufen dir geübte Händler leicht mehr, als du brauchst.

Kalkulation vorab. Rechne vom Verkaufspreis rückwärts. Ein Beispiel mit fiktiven Zahlen: Du willst ein Teil im Laden für 49,90 Euro brutto verkaufen. Der Betrag enthält 19 Prozent Umsatzsteuer, also bleiben netto etwa 41,93 Euro. Wenn du mit einem Aufschlagfaktor von 2,5 kalkulierst, darf dein Einkaufspreis netto bei rund 16,77 Euro liegen. So weißt du, bei welchem Händlerpreis ein Teil überhaupt in Frage kommt.

Hier entscheidet sich, ob du günstig und sauber einkaufst oder ob du später Ärger hast.

Preise netto lesen. Im Großhandel gelten Nettopreise, die Umsatzsteuer kommt obendrauf. Frag bei jedem Preis, ob er netto ist, und rechne vor dem Vergleich auf dieselbe Basis um.

Größenlauf und Menge verstehen. Frag, wie sich ein Lauf zusammensetzt, wie viele Teile er enthält und ob du Läufe einzeln oder nur im Karton bekommst. Rechne die Gesamtmenge aus, bevor du zusagst.

Mindestmenge und Staffel. Manche Händler verkaufen ab einem Stück, andere ab einem Karton. Frag nach Staffelpreisen: Wer mehr Läufe nimmt, bekommt oft einen besseren Preis. Bestelle trotzdem nicht mehr, als du in einer Saison verkaufst.

Muster und Fotos. Fotografiere das Muster mit Etikett. Frag, ob die Lieferware dem Muster entspricht, und lass dir das schriftlich bestätigen, wenn der Wert hoch ist.

Beleg und Rechnung. Bestehe auf einem Beleg mit Name und Anschrift des Händlers, Datum, Ware und Preis. Ohne Beleg kannst du weder buchhalten noch reklamieren.

Zahlung. Frag nach Zahlungsarten und Zahlungsziel. Bei Neukunden verlangen Händler oft Vorkasse oder Barzahlung, bei Stammkunden ist Rechnung auf Ziel möglich. Zahle nur gegen Beleg.

Sofort prüfen. Unter Kaufleuten gilt eine Untersuchungs- und Rügepflicht: Du solltest die Ware unverzüglich nach Erhalt prüfen und erkennbare Mängel sofort melden. Wartest du zu lange, kann das Recht auf Gewährleistung wegen des Mangels verloren gehen. Öffne Kartons am selben Tag, vergleiche mit dem Beleg und prüfe Stichproben auf Größe, Farbe und Verarbeitung.

Dokumentieren. Mach Fotos von Mängeln, vom Etikett und vom Karton. Schreib dem Händler eine kurze Mail oder Nachricht mit Beleg und Fotos. Bewahre alles auf.

Kein Widerrufsrecht. Das gesetzliche Widerrufsrecht schützt Verbraucher. Als Unternehmer hast du es in der Regel nicht. Rückgabe oder Umtausch gibt es nur, wenn der Händler zustimmt. Lass dir Zusagen am besten schriftlich geben, auch per Nachricht.

Kennzeichnung und Produktsicherheit. Wenn du Ware weiterverkaufst, bist du für die Kennzeichnung mitverantwortlich. Bei Textilien betrifft das zum Beispiel die Angabe der Faserzusammensetzung. Bei Produkten im EU-Markt sind Angaben zu Hersteller oder Importeur und zur Sicherheit wichtig. Frag den Händler nach Herstellerangaben, bevor du online verkaufst. Bei Lebensmitteln gelten zusätzlich Kennzeichnungspflichten, die für den Endverbraucher auf Deutsch vorliegen müssen.

Buchhaltung. Rechnung ablegen, Zahlung nachweisbar machen, USt-Ausweis prüfen. Bei Fragen zu Vorsteuer oder zu Käufen im EU-Ausland frag deinen Steuerberater.

Verhandeln. Preisnachlässe gibt es im Großhandel eher für Menge, Barzahlung oder gebündelte Aufträge als für Einzelteile. Nenne eine konkrete Menge, frag nach dem besten Preis, und akzeptiere ein Nein freundlich. Wer fair verhandelt, wird beim nächsten Mal besser behandelt.

Fragen, die du jedem Händler stellst:

• Wie hoch ist die Mindestabnahme pro Modell und pro Auftrag?
• Wie setzt sich der Größenlauf zusammen?
• Sind die Preise netto? Gibt es Staffelpreise?
• Wie schnell ist Nachbestellung möglich?
• Wer trägt die Versandkosten?
• Wie läuft die Reklamation, und gibt es ein Rückgaberecht?
• Welche Angaben zu Hersteller und Kennzeichnung liegen vor?
• Welche Zahlungsarten und Zahlungsziele sind möglich?

Ein Beispiel mit fiktiven Zahlen, damit der Unterschied zwischen Stückpreis und Gesamtkosten klar wird. Ein Lauf besteht aus sechs Teilen, der Händler verlangt 12 Euro netto pro Teil. Ein Lauf kostet also 72 Euro netto. Du bestellst drei Läufe: 216 Euro netto. Dazu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, also 257,04 Euro brutto auf der Rechnung. Hinzu kommen Fracht, falls der Händler nicht frei Haus liefert, und Zeit für Prüfung und Auszeichnung.

Verkaufst du die 18 Teile später für je 29,90 Euro brutto, bleiben nach Abzug der Umsatzsteuer rund 25,13 Euro netto pro Teil, in Summe gut 452 Euro netto. Davon gehen Einkauf, Fracht, Retouren und Standgebühr ab. Die Rechnung zeigt: Der Einkaufspreis allein sagt nichts darüber, ob sich ein Teil lohnt. Rechne Fracht, Ausschuss und Verkaufsdauer immer mit. Wer das vor dem Einkauf durchrechnet, vermeidet die häufigste Enttäuschung: günstig eingekauft, aber nicht verdient.

Aus den Gesprächen mit Einkäufern und Händlern tauchen immer dieselben Fehler auf:

• Zu viel auf einmal bestellen. Die erste Bestellung ist die teuerste Lernerfahrung.
• Netto und brutto verwechseln. Wer Großhandelspreise mit Ladenpreisen vergleicht, ohne die Umsatzsteuer zu beachten, kalkuliert falsch.
• Größenlauf ignorieren. Wer nur Wunschgrößen bestellen will, bekommt es meist nicht. Rechne mit dem Lauf.
• Keinen Beleg verlangen. Ohne Beleg gibt es keine Reklamation und keine Buchhaltung.
• Ware spät prüfen. Wer Kartons wochenlang zumacht, riskiert, dass Mängel nicht mehr gerügt werden können.
• Nur einen Händler fragen. Preise und Konditionen unterscheiden sich. Vergleiche mindestens zwei.
• Online ohne Herstellerangaben verkaufen. Wer Ware ohne Angaben zu Hersteller und Kennzeichnung weiterverkauft, trägt das Risiko selbst.

Wenn du mit dieser Liste startest, hast du den Großteil der Fallen schon vermieden. Die Orte dazu findest du im Guide-Einstieg, mit Porträts zu Dong Xuan Berlin und Euromoda Neuss.